Buchhaltung und Rechnungen für Handwerksbetriebe

Angebot schreiben, Material bestellen, auf der Baustelle arbeiten, Abschlag stellen, Schlussrechnung schreiben: Ein Handwerker rechnet nicht am Schreibtisch ab, sondern zwischen zwei Terminen. Saldiqo führt dich vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Handwerksbetriebe an

Aufträge, die über Wochen laufen

Ein Dach, ein Bad, eine Heizung: Der Auftrag dauert, das Geld kommt in Stufen. Du brauchst Angebot, Auftragsbestätigung, Abschläge und eine Schlussrechnung, die alles zusammenführt.

Material und Arbeit getrennt

Kunden und Versicherungen wollen Material, Arbeitszeit und Anfahrt einzeln sehen. Eine Rechnung mit Sammelposten bringt Rückfragen.

Belege auf der Baustelle

Baumarkt, Großhandel, Tankstelle: Quittungen liegen im Fahrzeug, nicht im Büro. Je länger sie liegen, desto mehr gehen verloren.

Zahlungsmoral

Offene Rechnungen sind bei Handwerkern der häufigste Grund für Liquiditätsprobleme. Wer zu spät mahnt, wartet monatelang.

So hilft dir Saldiqo

Angebot, Auftragsbestätigung, RechnungAus dem Angebot entsteht die Auftragsbestätigung, daraus die Rechnung. Positionen und Preise musst du nur einmal schreiben.
Abschlags- und SchlussrechnungAbschläge nach Baufortschritt stellst du direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
Lieferschein für MaterialLieferscheine bleiben mit dem Auftrag verknüpft, so kannst du später belegen, was wann geliefert wurde.
Zeiterfassung und Rechnung aus ZeitenStart und Stopp mit dem Handy, am Ende erzeugt Saldiqo die Rechnungsposition aus den erfassten Stunden.
Kostenstelle je BaustelleOrdne Material und Zeiten einer Baustelle zu und sieh, ob sich der Auftrag gelohnt hat.
Mahnen mit FristenZahlungserinnerung und Mahnstufen mit festen Fristen und Gebühren, mit einem Klick verschickt.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Facharbeiter, Arbeitsstunde
Helfer, Arbeitsstunde
Material nach Aufwand, laut Lieferschein
Anfahrtspauschale
Abschlag 1: Beginn der Arbeiten
Entsorgung von Altmaterial

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Handwerksbetriebe in Deutschland

Bauleistungen an andere Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen, unterliegen nach § 13b UStG meist der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Dafür wählst du in Saldiqo die Steuerart Reverse Charge. Bei Handwerkerleistungen für Privatpersonen können Kunden einen Teil der Arbeitskosten steuerlich geltend machen, wenn Material und Arbeit getrennt auf der Rechnung stehen. Maschinen und Fahrzeuge trägst du im Anlagenverzeichnis ein, die Abschreibung rechnet Saldiqo.

Häufige Fragen

Kann ich Abschläge nach Baufortschritt abrechnen?

Ja. Du stellst Abschlags- oder Teilrechnungen direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht die bereits bezahlten Abschläge ab.

Wie erfasse ich Belege von der Baustelle?

Beleg mit dem Handy fotografieren oder hochladen und als Ausgabe erfassen. Du kannst Material einer Kostenstelle zuordnen, zum Beispiel einer Baustelle.

Kann ich Reverse Charge für Bauleistungen ausweisen?

Ja. Du wählst bei der Rechnung die Steuerart Reverse Charge, Saldiqo schreibt den Hinweis dazu und rechnet ohne Umsatzsteuer. Ob die Regel für den Auftrag gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Handwerksbetriebe in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Handwerksbetriebe in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Handwerksbetriebe Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.