Buchhaltung und Rechnungen für Beratung und Coaching

Ein Honorar nach Zeit, ein Workshop mit Vorauszahlung, ein Retainer für drei Monate: Berater und Coaches haben selten zwei gleiche Aufträge. Saldiqo hält Angebote, Rechnungen und Zahlungen zusammen, auch wenn du mehrere Firmen führst.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Beratungen und Coaches an

Unterschiedliche Honorarmodelle

Stundensatz, Tagessatz, Pauschale, Erfolgshonorar: Jedes Modell braucht eine eigene Darstellung auf dem Angebot und der Rechnung.

Vorauszahlung und Teilzahlung

Coaching-Pakete und Workshops werden oft vorab bezahlt, größere Projekte in Raten. Das muss auf der Schlussrechnung nachvollziehbar sein.

Feste Monatsbeträge

Ein Retainer bringt planbares Einkommen, braucht aber jeden Monat eine pünktliche Rechnung.

Mehrere Unternehmen

Viele Berater haben neben der Einzelfirma eine GmbH oder ein zweites Standbein. Jede Firma braucht ihre eigene Buchführung, aber nicht ein eigenes Programm.

So hilft dir Saldiqo

Angebot nach HonorarmodellDu legst Leistungen als Artikel an: Stunde, Tag, Paket. Das Angebot besteht aus diesen Bausteinen.
Zeiterfassung und Rechnung aus ZeitenWer nach Aufwand abrechnet, erfasst die Zeit und erzeugt die Rechnung daraus.
Retainer als SerienrechnungDie Monatsrechnung entsteht zum festen Termin, ohne dass du sie jedes Mal neu schreibst.
Abschlag und SchlussrechnungVorauszahlungen stellst du aus dem Angebot, die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
Mehrere Firmen, ein LoginWechsle zwischen deinen Firmen und lade Team und Steuerberatung mit eigenen Rechten ein.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Strategieberatung, 6 Stunden
Workshop ganztägig, bis zu 12 Teilnehmende
Coaching-Paket, 5 Sitzungen
Retainer, Monat Oktober
Vorbereitung und Nachbereitung, pauschal
Reisekosten nach Aufwand

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Beratungen und Coaches in Deutschland

Ob Coaching- und Beratungsleistungen umsatzsteuerpflichtig sind, hängt vom Einzelfall ab. Manche Bildungsleistungen sind befreit, die meisten Beratungen nicht. Das klärst du mit deiner Steuerberatung, in Saldiqo setzt du je Position den passenden Satz.

Häufige Fragen

Kann ich nach Zeit und mit Pauschalen abrechnen?

Ja. Du legst Stunden-, Tages- und Paketsätze als Artikel an und mischst sie in einem Angebot oder einer Rechnung.

Wie rechne ich Coaching-Pakete mit Vorauszahlung ab?

Mit einer Abschlagsrechnung aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht die bezahlte Vorauszahlung ab und zeigt den Rest.

Kann ich mehrere Firmen verwalten?

Ja. Mehrere Firmen laufen unter einem Login, jede mit eigener Buchführung und eigenen Rechnungsnummern.

Müssen Beratungen und Coaches in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Beratungen und Coaches in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Beratungen und Coaches Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.