Buchhaltung und Rechnungen für den Einzelhandel

Im Laden zahlen die Kunden an der Kasse. Daneben gibt es Firmenkunden mit Rechnung, Bestellungen auf Abruf, Retouren und viele Lieferanten mit eigenen Zahlungszielen. Saldiqo übernimmt diesen Teil und hält Wareneinkauf und Zahlungen im Griff.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Einzelhandel und Fachgeschäfte an

Kasse und Rechnung nebeneinander

Die Laufkundschaft zahlt über die Kasse. Firmen, Vereine und Behörden bestellen mit Rechnung, oft mit Lieferschein und Zahlungsziel.

Wareneinkauf bei vielen Lieferanten

Jeder Lieferant hat eigene Rechnungen, Fälligkeiten und Skonto. Ohne Überblick zahlst du zu früh oder zu spät.

Artikel und Preise

Hunderte Artikel mit Nummern, Einheiten und Preisen sollen in jedem Angebot und jeder Rechnung stimmen, ohne sie jedes Mal neu zu tippen.

Retouren und Gutschriften

Kunden bringen Ware zurück, und jede Rückgabe braucht eine Korrektur zur Originalrechnung.

So hilft dir Saldiqo

ArtikelstammDu legst Artikel mit Nummer, Einheit und Preis einmal an und fügst sie per Klick zu Angeboten und Rechnungen hinzu.
Angebot, Lieferschein, RechnungFür Firmenkunden entsteht aus dem Angebot die Auftragsbestätigung, der Lieferschein und die Rechnung, alles verknüpft.
Lieferantenrechnungen mit FälligkeitEingangsrechnungen erfasst du mit Fälligkeit. Offene Rechnungen bündelst du als Sammelüberweisung für das Online-Banking.
Rechnungskorrektur bei RetoureDie Korrektur bleibt mit der Originalrechnung verknüpft.
Kostenstelle je FilialeOrdne Einnahmen und Ausgaben Filialen zu und vergleiche sie in der Auswertung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Artikel laut Bestellung, Lieferung an die Firmenadresse
Anfertigung nach Maß, pauschal
Versand und Verpackung
Rechnungskorrektur: Rückgabe von zwei Artikeln
Geschenkgutschein, ausgegeben
Aufbau und Einweisung vor Ort

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Einzelhandel und Fachgeschäfte in Deutschland

Die Kasse im Laden muss die deutschen Kassenvorgaben erfüllen. Regale, Kühltheke und Einrichtung trägst du im Anlagenverzeichnis ein, wenn sie über 800 € netto kosten.

Häufige Fragen

Ersetzt Saldiqo die Ladenkasse?

Nein. Saldiqo ist kein Kassensystem. Die Barumsätze im Laden gehören in eine Kasse, die die Vorgaben deines Landes erfüllt. Saldiqo übernimmt Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Ausgaben.

Gibt es einen Artikelstamm?

Ja. Artikel mit Nummer, Einheit, Preis und Steuersatz legst du einmal an und fügst sie in Angebote und Rechnungen ein.

Kann ich mehrere Filialen getrennt auswerten?

Ja, mit Kostenstellen. Du ordnest Einnahmen und Ausgaben einer Filiale zu und siehst die Auswertung je Filiale.

Müssen Einzelhandel und Fachgeschäfte in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Einzelhandel und Fachgeschäfte in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Einzelhandel und Fachgeschäfte Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.