Buchhaltung und Rechnungen für Planungsbüros

Leistungsphasen, Abschläge nach Baufortschritt, Gutachten nach Aufwand: Wer plant und begutachtet, rechnet in Phasen und Stufen. Saldiqo stellt Abschläge aus dem Angebot, führt die Schlussrechnung und zeigt je Projekt, was schon bezahlt ist.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Planungsbüros an

Abrechnung in Phasen

Planungsleistungen werden in Stufen erbracht und abgerechnet. Zu jeder Stufe gehört ein Abschlag, am Ende eine Schlussrechnung.

Lange Projektlaufzeiten

Ein Projekt dauert Monate bis Jahre. Offene Abschläge und späte Zahlungen müssen im Blick bleiben.

Nebenkosten

Reise, Plot, Vervielfältigung und Gutachtergebühren werden oft pauschal oder nach Beleg weiterberechnet.

Mehrere Projekte parallel

Jedes Projekt hat eigene Honorare, Kosten und Termine. Die Zahlen sollen je Projekt zu sehen sein.

So hilft dir Saldiqo

Abschläge aus dem AngebotHonorar nach Leistungsphasen als Angebot, die Abschläge stellst du direkt daraus.
SchlussrechnungDie Schlussrechnung zieht alle bezahlten Abschläge ab.
Kostenstelle je ProjektOrdne Rechnungen, Ausgaben und Zeiten einem Projekt zu und sieh die Auswertung je Kostenstelle.
Zeiterfassung für AufwandsleistungenGutachten und Beratung nach Aufwand erfasst du in Stunden und erzeugst daraus die Rechnung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Leistungsphase 3, Abschlag 1 von 3
Leistungsphase 4, Genehmigungsplanung
Nebenkosten, Pauschale
Gutachten nach Aufwand, Stunden
Ortstermin, Anfahrt
Plot und Vervielfältigung laut Beleg

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Planungsbüros in Deutschland

Honorare nach der HOAI hängen von den vereinbarten Leistungsphasen ab. Saldiqo rechnet keine Honorare nach der HOAI aus. Du trägst die vereinbarten Beträge ein und stellst sie in Stufen in Rechnung.

Häufige Fragen

Kann ich nach Leistungsphasen abrechnen?

Ja. Du schreibst das Honorar als Angebot und stellst die Abschläge direkt daraus. Die Schlussrechnung zieht sie ab.

Wie sehe ich, was ein Projekt einbringt?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Rechnungen, Ausgaben und Zeiten dem Projekt zu.

Müssen Planungsbüros in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Planungsbüros in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Planungsbüros Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.