Buchhaltung und Rechnungen für Personalberater

Retainer bei Auftrag, Erfolgshonorar bei Einstellung, Shortlist und Garantiezeit: Personalberater haben Rechnungen in Etappen mit hohen Einzelbeträgen. Saldiqo stellt Retainer und Erfolgshonorar getrennt, erinnert bei offenen Posten und erzeugt Rechnungskorrekturen, wenn die Einstellung scheitert.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Personalberater an

Rechnung in Etappen

Erste Rate bei Auftrag, zweite bei Shortlist, dritte bei Einstellung. Jede hat ihren Zeitpunkt.

Garantiezeit

Scheidet ein Kandidat in der Probezeit aus, entsteht eine Gutschrift oder ein Ersatz.

Hohe Einzelbeträge

Ein Honorar beträgt oft ein Drittel eines Jahresgehalts. Zahlungsziel und Nachfassen sind wichtig.

So hilft dir Saldiqo

Rechnung in EtappenRetainer, Shortlist, Erfolg als eigene Rechnungen oder Abschläge.
Rechnungskorrektur bei GarantiefallVerknüpft mit der Ursprungsrechnung.
ErinnerungenOffene Posten im Blick.
Kostenstelle je MandatAufwand und Ertrag je Mandat.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Retainer bei Auftragserteilung, Mandat 2027-14
Shortlist-Vorstellung, 3 Kandidaten
Erfolgshonorar bei Einstellung, 28 % vom Jahresgehalt
Anzeigenschaltung laut Beleg weiterberechnet
Rechnungskorrektur: Ausscheiden in der Probezeit
Sourcing-Aufwand nach Stunden

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Retainer und Erfolgshonorar ab?

Als Abschlagsrechnungen aus dem Angebot, mit eigener Position je Etappe.

Wie behandle ich einen Garantiefall?

Mit einer Rechnungskorrektur zur Erfolgsrechnung, wenn du Honorar zurückzahlst.

Müssen Personalberater in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Personalberater in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Personalberater Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.