Buchhaltung und Rechnungen für Wärmepumpen-Installateure

Planung, Förderantrag, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme: Wärmepumpen sind Großaufträge mit vielen Beteiligten und langen Lieferzeiten. Saldiqo stellt Abschläge zu Auftrag, Lieferung und Inbetriebnahme, rechnet Förderung und Eigenanteil sauber getrennt ab und erfasst die Rechnungen der Hersteller.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Wärmepumpen-Installateure an

Großaufträge mit langer Lieferzeit

Die Wärmepumpe kommt Wochen nach der Bestellung. Der Betrieb legt den Preis des Herstellers aus, bevor der Kunde zahlt.

Förderung und Eigenanteil

Kunden beantragen Zuschüsse, und die Rechnung muss Bestandteile so zeigen, dass der Antrag möglich ist.

Wartung danach

Wartungsverträge sichern wiederkehrende Einnahmen, wenn sie pünktlich abgerechnet werden.

So hilft dir Saldiqo

Abschläge zu Auftrag, Lieferung, InbetriebnahmeAngebot, Abschläge, Schlussrechnung.
Positionen für den FörderantragGerät, Installation und Nebenarbeiten als einzelne Positionen.
Herstellerrechnungen je ProjektRechnungen erfassen und der Kostenstelle des Auftrags zuordnen.
Wartung als SerienrechnungJährliche Wartung erzeugt Saldiqo zum Termin.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Luft-Wasser-Wärmepumpe, Lieferung
Installation und hydraulischer Abgleich
Inbetriebnahme und Einweisung
Pufferspeicher und Zubehör laut Lieferschein
Demontage der Altanlage, Entsorgung
Abschlag 40 % bei Bestellung des Geräts

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Geräte mit langer Lieferzeit ab?

Mit einem Abschlag bei Bestellung. Weitere Abschläge zu Lieferung und Inbetriebnahme, die Schlussrechnung zieht alle ab.

Kann ich Positionen für Förderanträge getrennt ausweisen?

Ja. Gerät, Installation und Nebenleistungen als einzelne Positionen. Welche Angaben ein Antrag verlangt, klärst du mit der Förderstelle.

Müssen Wärmepumpen-Installateure in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Wärmepumpen-Installateure in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Wärmepumpen-Installateure Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.