Buchhaltung und Rechnungen für Virtuelle Assistenten

E-Mails sortieren, Termine planen, Rechnungen schreiben, Reisen buchen: Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Kunden gleichzeitig, meist nach Stundenpaketen. Saldiqo erfasst Zeiten je Kunde, schreibt die Monatsrechnung aus den Stunden und zeigt, welche Kunden zu viel Zeit kosten.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Virtuelle Assistenten an

Mehrere Kunden, wenige Stunden

Jeder Kunde bucht fünf bis zwanzig Stunden im Monat. Die Zeit muss je Kunde sauber getrennt sein.

Kontingent und Mehrleistung

Das Paket deckt eine feste Stundenzahl, darüber hinaus wird nach Aufwand berechnet.

Kunden in mehreren Ländern

Viele Virtuelle Assistenten arbeiten für Kunden im Ausland. Die Steuerart muss stimmen.

So hilft dir Saldiqo

Zeiterfassung je KundeStart und Stopp, Zuordnung zum Kunden.
Rechnung aus StundenOffene Zeiten werden zur Rechnung.
Serienrechnung für KontingenteMonatspaket zum Termin.
Reverse ChargeFür Unternehmen im EU-Ausland.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Stundenpaket Assistenz, 10 Stunden, November
Zusätzliche Stunden nach Aufwand
Reisebuchung und Organisation, Pauschale
E-Mail- und Terminverwaltung, Monat
Recherche, Stunden
Software-Abo laut Beleg weiterberechnet

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Stundenpakete ab?

Du legst das Paket als Artikel an und rechnest zusätzliche Stunden nach Aufwand ab. Zeiten erfasst du mit Start und Stopp.

Wie behandle ich Kunden im EU-Ausland?

Mit der Steuerart Reverse Charge. Die Regel für den Kunden klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Virtuelle Assistenten in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Virtuelle Assistenten in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Virtuelle Assistenten Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.