Buchhaltung und Rechnungen für Kleinunternehmer

Wenig Umsatz, wenig Zeit, kein Steuerbüro im Haus: Wer klein anfängt oder nebenbei selbstständig ist, braucht Rechnungen, die stimmen, und eine Übersicht, die nicht überfordert. Saldiqo setzt den Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung auf die Rechnung, zeigt, wie viel Umsatz bis zur Grenze frei ist, und sammelt deine Belege an einem Ort.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Kleinunternehmer an

Der richtige Hinweis

Wer keine Umsatzsteuer ausweist, muss das auf der Rechnung kenntlich machen. Fehlt der Hinweis oder steht der falsche, gibt es Ärger mit dem Finanzamt und Rückfragen von Kunden.

Die Grenze im Auge behalten

Die Befreiung gilt nur bis zu einer Umsatzgrenze. Wer sie überschreitet, muss Umsatzsteuer abführen, oft schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet.

Wenig Zeit, wenig Wissen

Neben dem Beruf bleibt für Buchhaltung kaum Zeit. Du brauchst wenige Schritte: Rechnung schreiben, Zahlung zuordnen, Beleg fotografieren.

So hilft dir Saldiqo

Hinweis auf jeder RechnungDu wählst die Steuerart für Kleinunternehmer, Saldiqo setzt den passenden Hinweis zu deinem Land auf die Rechnung.
Grenze im BlickSaldiqo zeigt laufend, wie viel Umsatz bis zur Grenze noch frei ist.
Belege per HandyfotoQuittung fotografieren und als Ausgabe erfassen, statt Zettel zu sammeln.
Zahlungen abhakenKontoauszug hochladen, Saldiqo erkennt bezahlte Rechnungen und schlägt für den Rest die passende vor.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Dienstleistung laut Absprache, Stunden
Pauschale für Auftrag
Material laut Beleg
Anfahrt, Pauschale
Gutschein im Wert von 30 €
Rechnungskorrektur: Rabatt nachträglich

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Kleinunternehmer in Deutschland

In Deutschland gilt die Befreiung nach § 19 UStG bis 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Auf der Rechnung steht der Hinweis auf § 19 UStG. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es in Saldiqo für Firmen in Deutschland.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, dass ich Kleinunternehmer bin?

Das hängt von deinem Land und deinem Umsatz ab. Die Grenzen stehen weiter oben. Saldiqo setzt den Hinweis, wenn du die Steuerart für Kleinunternehmer wählst, prüft aber nicht, ob dir die Befreiung zusteht.

Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite?

Saldiqo zeigt dir laufend den Stand. Ab dem Überschreiten wählst du bei neuen Rechnungen die Steuerart mit Umsatzsteuer. Wann das genau ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Kleinunternehmer in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Kleinunternehmer in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Kleinunternehmer Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.