Buchhaltung und Rechnungen für Restaurants und Cafés

Die Gäste zahlen an der Kasse. Aber Firmenfeiern, Caterings, Mittagstische für Betriebe und Reservierungen mit Anzahlung brauchen Rechnungen. Saldiqo übernimmt diesen Teil und sammelt die Eingangsrechnungen von Großhandel, Getränkelieferant und Energieversorger.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Restaurants und Cafés an

Kasse und Rechnung sind zwei Welten

Gäste zahlen über das Kassensystem. Firmen wollen eine Rechnung mit Empfänger, Leistungsbeschreibung und Steuerausweis, und die gehört nicht in die Kasse.

Feiern mit Anzahlung

Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier: Du vereinbarst Menü, Personenzahl und Preis Wochen vorher und verlangst eine Anzahlung. Nach der Feier folgt die Schlussrechnung.

Stammkunden im Abo

Ein Betrieb isst jeden Mittag bei dir und zahlt einmal im Monat. Diese Rechnung wiederholt sich.

Viele Lieferanten, kurze Fristen

Großhandel, Getränke, Brot, Fleisch, Wein, Energie: Eingangsrechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten stapeln sich schnell.

So hilft dir Saldiqo

Angebot, Anzahlung, SchlussrechnungDu schreibst das Angebot mit Menü und Personenzahl, stellst die Anzahlung aus dem Angebot und rechnest nach der Feier ab.
Mittagstisch als SerienrechnungEine Serienrechnung erzeugt die Monatsrechnung zum festen Termin.
Belege und LieferantenrechnungenRechnung oder Beleg mit dem Handy fotografieren, Fälligkeit eintragen. Offene Rechnungen kannst du als Sammelüberweisung für das Online-Banking bündeln.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu. Du siehst, wer noch offen ist, und mahnst mit einem Klick.
Kostenstellen für Küche, Bar und CateringTrenne Einnahmen und Ausgaben nach Bereichen und sieh, womit du Geld verdienst.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Menü, 3 Gänge, pro Person, 40 Personen
Getränkepauschale pro Person
Raummiete und Dekoration
Mittagstisch Monat Oktober, 22 Mahlzeiten
Anzahlung auf die Feier am 14. November
Bedienung nach Aufwand, Stunden

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Restaurants und Cafés in Deutschland

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland für Speisen in der Gastronomie dauerhaft 7 %, für Getränke 19 %. Bei einer Feier mit Menü und Getränkepauschale bekommen Speisen und Getränke deshalb je eine eigene Position. Die Kasse im Lokal muss die deutschen Kassenvorgaben erfüllen.

Häufige Fragen

Ist Saldiqo ein Kassensystem?

Nein. Saldiqo ersetzt keine Kasse. Die Umsätze von Gästen gehören in ein Kassensystem, das die Vorgaben deines Landes erfüllt. Saldiqo ist für Rechnungen an Firmen und Gruppen, Anzahlungen, Mahnungen und Ausgaben da.

Wie rechne ich Feiern mit Anzahlung ab?

Mit Angebot, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung. Die Schlussrechnung zieht die bezahlte Anzahlung ab und zeigt den Restbetrag.

Kann ich für Speisen und Getränke verschiedene Steuersätze ausweisen?

Ja. Jede Rechnungsposition bekommt ihren eigenen Satz. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Land ab, siehe unten.

Müssen Restaurants und Cafés in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Restaurants und Cafés in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Restaurants und Cafés Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.