Buchhaltung und Rechnungen für Catering-Unternehmen

Buffet, Menü, Personal, Geschirr und Lieferung: Beim Catering besteht eine Rechnung aus vielen Teilen, die sich nach Personenzahl und Termin ändern. Saldiqo stellt Anzahlung bei Auftrag, passt die Schlussrechnung an die endgültige Personenzahl an und erfasst Wareneinkauf und Personal je Veranstaltung.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Catering-Unternehmen an

Preis nach Personenzahl

Das Angebot steht vor der endgültigen Gästezahl. Die Schlussrechnung muss die tatsächliche Zahl abbilden.

Viele Kostenarten

Ware, Personal, Geschirr, Transport und Mieten gehören zu jeder Veranstaltung und müssen ihr zugeordnet sein.

Anzahlung und Zahlungsziel

Firmenkunden zahlen auf Ziel, Privatkunden vor der Feier.

So hilft dir Saldiqo

Angebot nach PersonenzahlMenüpreis pro Person, Personal und Equipment als Positionen.
Anzahlung und SchlussrechnungAbschlag bei Auftrag, Schlussrechnung mit endgültiger Zahl.
Kostenstelle je VeranstaltungWare, Personal und Mieten zuordnen und das Ergebnis sehen.
ErinnerungenZahlungserinnerungen mit Fristen bei überfälligen Rechnungen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Buffet, 3 Hauptgänge und 2 Beilagen, pro Person, 80 Personen
Servicepersonal, Stunden
Geschirr und Besteck, Miete
Getränkepauschale pro Person
Lieferung und Aufbau
Anzahlung 40 % bei Auftrag

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Wie passe ich die Schlussrechnung an die endgültige Personenzahl an?

Du änderst die Menge in der Schlussrechnung. Sie zieht die Anzahlung ab und zeigt den Rest.

Wie sehe ich die Marge je Veranstaltung?

Mit Kostenstellen je Veranstaltung. Du ordnest Ware, Personal und Rechnungen zu.

Müssen Catering-Unternehmen in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Catering-Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Catering-Unternehmen Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.