XRechnung oder ZUGFeRD: was ist der Unterschied?

XRechnung

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Dokument. Sie kommt aus dem öffentlichen Bereich und ist bei Rechnungen an Bundesbehörden vorgeschrieben, die meisten Länder und Kommunen verlangen sie ebenfalls. Es gibt sie in den zwei Syntaxen UBL und CII. Der Empfänger braucht ein Programm oder einen Viewer, um sie zu lesen.

Rechnungen an Behörden tragen eine Leitweg-ID als Adresse des Empfängers.

ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, in die dieselben Daten als XML eingebettet sind. Auf dem Bildschirm siehst du eine normale Rechnung. Das Programm liest die XML-Daten im Hintergrund. Factur-X ist die französische Bezeichnung für dasselbe Format.

Ab Version 2.0.1 und mit dem Profil EN 16931 oder höher gilt ZUGFeRD als E-Rechnung. Die Profile Minimum und Basic WL reichen nicht, weil ihnen Angaben fehlen.

Welches Format wann?

• An Behörden: XRechnung
• An Unternehmen, die ein lesbares Dokument erwarten: ZUGFeRD
• An Unternehmen mit automatischer Verarbeitung: beides geht, sprich die Wahl mit dem Empfänger ab
• Du musst nichts doppelt pflegen: Dieselben Rechnungsdaten erzeugen beide Formate

Ist eine XRechnung „besser“?

Nein. Beide enthalten dieselben Pflichtangaben. Die XRechnung ist strenger geprüft, das ZUGFeRD-PDF ist für Menschen bequemer. Entscheidend ist, dass die Datei gültig ist und beim Empfänger ankommt.

So hilft Saldiqo

In Saldiqo wählst du pro Rechnung das Format und lädst es mit einem Klick herunter oder hängst es an die E-Mail. Vor dem Festschreiben prüft Saldiqo, ob alle Angaben für die E-Rechnung vorhanden sind, und nennt dir, was fehlt.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung als Mensch lesen?

Mit einem Viewer ja, zum Beispiel dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von Saldiqo. Die Datei selbst ist nur XML.

Ist ZUGFeRD auch eine E-Rechnung?

Ja, ab Version 2.0.1 mit mindestens dem Profil EN 16931.

Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?

Zwei XML-Schreibweisen für denselben Inhalt. Beide sind erlaubt.

Brauche ich für Behörden eine Leitweg-ID?

Ja, die Behörde nennt sie dir. Sie steht als Käuferreferenz in der Rechnung.

Kann ich beide Formate liefern?

Ja, aus denselben Daten. Frag deinen Kunden, was er bevorzugt.

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