GoBD für Selbstständige: das Wichtigste

Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Es gilt für alle, die steuerlich Aufzeichnungen führen, auch mit EÜR.

Die wichtigsten Grundsätze

• Nachvollziehbar: Ein Dritter muss in angemessener Zeit erkennen können, wie ein Vorgang entstanden ist
• Vollständig und richtig: Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst, nichts fehlt, nichts ist erfunden
• Zeitgerecht: Unbare Geschäftsvorfälle sollten innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, Kasse täglich
• Geordnet: Belege lassen sich wiederfinden
• Geschützt vor Änderung: Eine spätere Änderung darf die ursprüngliche Eintragung nicht verdecken; Änderungen sind erkennbar und protokolliert

Aufbewahrung

• Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge: 8 Jahre
• Bücher, Jahresabschlüsse und Aufzeichnungen: 10 Jahre
• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Die Daten müssen in dieser Zeit lesbar bleiben und das Finanzamt muss darauf zugreifen können.

Verfahrensdokumentation

Du solltest beschreiben können, wie du Belege erfasst, speicherst und schützt. Bei kleinen Betrieben genügt eine kurze Beschreibung. Hilfreich ist ein Hinweis auf das verwendete Programm und seine Eigenschaften.

Was das für Rechnungen heißt

Eine einmal ausgestellte Rechnung änderst du nicht. Du korrigierst sie mit einer Stornorechnung oder Gutschrift und stellst gegebenenfalls eine neue aus. Das Original bleibt erhalten.

So hilft Saldiqo

Saldiqo schreibt festgeschriebene Rechnungen fest, protokolliert Änderungen mit Zeit und Person, legt Original-PDFs und E-Rechnungen gegen Änderung gesperrt ab und erzeugt einen Datenexport für Prüfungen. Eine Bescheinigung oder Prüfung durch Dritte ersetzt das nicht. Ob deine Abläufe insgesamt passen, klärst du mit deiner Steuerberatung. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung und für die Verfahrensdokumentation deines Unternehmens bleibt bei dir.

Häufige Fragen

Gelten die GoBD auch für mich als Kleinunternehmer?

Ja, sie gelten für jede steuerliche Buchführung und Aufzeichnung, auch bei der EÜR.

Darf ich Rechnungen als PDF aufbewahren?

Ja, wenn sie lesbar bleiben und nicht nachträglich verändert werden. E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Rechnungen und Kontoauszüge acht Jahre, Bücher zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre.

Muss ich eine Verfahrensdokumentation schreiben?

Sie wird erwartet. Bei kleinen Betrieben genügt eine kurze Beschreibung.

Gibt es eine amtliche Prüfung für Buchhaltungsprogramme?

Eine amtliche Zulassung gibt es nicht. Programme können dich bei den Anforderungen der GoBD unterstützen, die Verantwortung bleibt bei dir.

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