Rechnung als Kleinunternehmer: so geht es richtig

Wer ist Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt seit 2025 für Unternehmen, die im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz hatten und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro erreichen. Wer die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, zahlt ab dem Umsatz, der die Grenze übersteigt, Umsatzsteuer.

Die Regelung gilt automatisch, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Du kannst auf sie verzichten (Option zur Regelbesteuerung), bist dann aber fünf Jahre daran gebunden.

Was gehört auf die Rechnung?

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• das Entgelt, ohne Umsatzsteuer und ohne Steuersatz
• der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Was du nicht schreiben darfst

Weise keine Umsatzsteuer aus, auch nicht als „enthaltene“ Steuer. Wer Umsatzsteuer offen ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, obwohl er sie nach § 19 gar nicht erhebt (§ 14c UStG).

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen sie sie nicht. Wer eine E-Rechnung schreibt, nutzt die Steuerkategorie „E“ (steuerbefreit) mit dem Hinweis auf § 19 UStG.

So hilft Saldiqo

In den Firmendaten setzt du „Kleinunternehmer“. Saldiqo lässt den Steuerausweis weg, setzt den Hinweis automatisch auf jede Rechnung und die E-Rechnung, rechnet in der Auswertung ohne Vorsteuer und warnt dich, wenn du dich den Umsatzgrenzen näherst.

Häufige Fragen

Welcher Satz gehört auf die Rechnung?

Zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wichtig ist, dass der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erkennbar ist.

Darf ich Vorsteuer abziehen?

Nein. Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer ab. Eingangsrechnungen zählen mit dem Bruttobetrag als Betriebsausgabe.

Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite?

Dann gilt die Regelbesteuerung, im laufenden Jahr ab dem Umsatz, der die 100.000-Euro-Grenze übersteigt, sonst ab dem Folgejahr. Rechnungen schreibst du ab da mit Umsatzsteuer.

Brauche ich eine Steuernummer auf der Rechnung?

Ja, entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Empfangen musst du sie aber können.

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