Rechnung schreiben: die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Die Pflichtangaben

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig ist
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• das Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, samt im Voraus vereinbarter Minderungen wie Skonto oder Rabatt
• den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag, oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
• bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“
• bei Reverse-Charge-Leistungen den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe und der Steuersatz oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name und Anschrift des Empfängers sowie die Rechnungsnummer sind dann nicht nötig.

Die Rechnungsnummer

Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein. Du darfst mehrere Nummernkreise führen, etwa für Rechnungen und Gutschriften, oder ein Jahr in die Nummer schreiben. Lücken musst du erklären können, zum Beispiel durch eine stornierte Rechnung. Festgeschriebene Rechnungen änderst du nicht, du korrigierst sie mit einer Stornorechnung oder Gutschrift.

Typische Fehler

• Leistungszeitpunkt fehlt oder stimmt nicht mit dem Rechnungsdatum überein, ohne dass es erklärt wird
• Name des Empfängers ungenau, zum Beispiel ohne Rechtsform
• mehrere Steuersätze, aber nur ein Gesamtbetrag
• Steuernummer fehlt oder gehört nicht zu dir
• Rechnungsnummer doppelt vergeben

So hilft Saldiqo

Saldiqo prüft vor dem Festschreiben alle Pflichtangaben für dein Land und deine Rechtsform, vergibt die Nummern fortlaufend und sperrt festgeschriebene Rechnungen gegen Änderung. Der Hinweistext für Kleinunternehmer, Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen kommt automatisch.

Häufige Fragen

Muss auf jeder Rechnung eine Steuernummer stehen?

Ja, die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Ausstellers.

Darf die Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?

Ja, zum Beispiel „RE-2026-0042“. Entscheidend ist, dass sie einmalig und fortlaufend ist.

Wie korrigiere ich eine Rechnung?

Mit einer Stornorechnung oder Gutschrift und einer neuen Rechnung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert.

Wann reicht eine Kleinbetragsrechnung?

Bei einem Bruttobetrag bis 250 Euro.

Was ist ein Leistungszeitraum?

Der Zeitraum, in dem du die Leistung erbracht hast, zum Beispiel „1. bis 31. Oktober 2026“.

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