E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Formate und Fristen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Der Inhalt liegt als XML-Datei vor, die ein Programm ohne Texterkennung lesen und weiterverarbeiten kann.

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es per E-Mail kommt. Das gilt auch für ein eingescanntes Papierdokument.

Wer muss wann was?

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen (B2B) empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach, das die Datei annehmen kann, genügt dafür.
• Bis 31. Dezember 2026: Du darfst Rechnungen weiter auf Papier oder als PDF stellen. Bei elektronischen Rechnungen außerhalb der E-Rechnung muss der Empfänger zustimmen.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiter Papier oder PDF verwenden. Wer mehr umsetzt, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen stellen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung aus.

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.

Welche Ausnahmen gibt es?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, zum Beispiel Heilbehandlungen oder Vermietung
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, wohl aber empfangen können

Welche Formate sind erlaubt?

• XRechnung: reine XML-Datei in den Syntaxen UBL oder CII. Pflicht bei Rechnungen an Behörden, meist mit einer Leitweg-ID als Adresse des Empfängers.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und Factur-X: eine PDF/A-3-Datei, in die die XML-Daten eingebettet sind. Du siehst ein lesbares PDF, das Programm liest die Daten dahinter. Zulässig sind die Profile EN 16931 und höher; Minimum und Basic WL reichen nicht aus.
• Andere Formate, die der EN 16931 entsprechen und sich automatisch auslesen lassen, sind ebenfalls möglich.

Empfangen und aufbewahren

Eine E-Rechnung musst du in ihrem Originalformat aufbewahren, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit den eingebetteten Daten. Ein Ausdruck oder ein Bild davon reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 acht Jahre.

Die Datei muss über die ganze Frist lesbar bleiben und darf sich nicht unbemerkt verändern. Ein einfacher Ordner auf dem Rechner erfüllt das nur, wenn du ihn gegen Änderung und Verlust schützt.

So hilft Saldiqo

Saldiqo erzeugt XRechnung und ZUGFeRD aus jeder Rechnung und prüft vor dem Festschreiben, ob alle Pflichtangaben stehen. Eingehende E-Rechnungen lädst du in den Ausgaben hoch: Saldiqo liest sie aus, zeigt sie lesbar an und legt das Original unverändert ab. Zum Ausprobieren gibt es einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer ohne Konto.

Häufige Fragen

Reicht ein PDF als Rechnung?

Bis Ende 2026 ja, danach nur noch unter den Übergangsregeln. Als E-Rechnung zählt ein PDF nur, wenn es ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten ist.

Muss ich schon 2026 E-Rechnungen verschicken?

Nein. Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier oder PDF verwenden. Empfangen musst du E-Rechnungen aber schon seit 1. Januar 2025 können.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Du musst E-Rechnungen empfangen können, aber nicht selbst ausstellen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Adresse einer Behörde für XRechnungen. Du trägst sie beim Kontakt der Behörde ein, Saldiqo übernimmt sie in die Rechnung.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind, als Original-Datei.

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