Rechnungsnummer richtig vergeben

Was das Gesetz verlangt

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer tragen, die einmalig ist. Sie darf aus einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen. Das Gesetz verlangt keine bestimmte Form, und eine fehlende Zahl ist nicht automatisch ein Fehler.

Beispiele für sinnvolle Nummern

• 2026-0042: Jahr und laufende Nummer
• RE-2026-0042: mit Kürzel für die Belegart
• 2026-10-0042: Jahr, Monat und laufende Nummer
• K12-2026-0007: Kundennummer als Teil, wenn du je Kunde fortlaufend zählst

Mehrere Nummernkreise

Du darfst getrennt zählen, etwa für Rechnungen, Gutschriften und Angebote, für mehrere Standorte oder Firmen. Jeder Kreis muss in sich fortlaufend und eindeutig sein, und du solltest erklären können, wie die Kreise aufgebaut sind.

Lücken und Stornos

Lücken fallen bei einer Prüfung auf. Du solltest sie erklären können, zum Beispiel mit einer stornierten Rechnung. Wenn du eine Rechnung zurücknimmst, löschst du sie nicht, sondern stornierst sie mit einer Stornorechnung. Die Nummer der Stornorechnung zählt im Kreis der Gutschriften oder Rechnungen weiter.

Wenn du von einem anderen Programm wechselst

Beim Wechsel setzt du die Zählung fort. Setze die nächste Nummer in der neuen Software so, dass sie höher ist als die letzte bisherige Rechnung, damit keine Nummer doppelt vorkommt.

So hilft Saldiqo

Saldiqo vergibt die Nummer erst beim Festschreiben, fortlaufend je Belegart und Jahr, und sperrt sie danach gegen Änderung. Das Format stellst du selbst ein, und beim Umzug übernimmst du die bisherige Zählung.

Häufige Fragen

Dürfen bei Rechnungsnummern Lücken entstehen?

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende, einmalige Nummer. Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar sein.

Darf ich das Jahr in die Nummer schreiben?

Ja, das ist üblich und hilft bei der Zuordnung.

Was ist mit Entwürfen?

Ein Entwurf ist noch keine Rechnung. Die Nummer entsteht erst beim Festschreiben.

Kann ich bei null anfangen?

Ja, bei einer neuen Firma. Beim Wechsel setzt du die bisherige Zählung fort.

Wie storniere ich eine Rechnung?

Mit einer Stornorechnung, die sich auf die ursprüngliche Nummer bezieht.

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