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Buchhaltung und Rechnungen für Praxen

Behandlungen, Selbstzahler, Kursangebote und Hausbesuche: In einer Praxis laufen mehrere Abrechnungswege nebeneinander. Saldiqo übernimmt die Rechnungen an Selbstzahler und Firmen, ordnet die Zahlungen zu und hält deine Ausgaben zusammen.

Aktualisiert:

Das fällt bei Praxen an

Mehrere Abrechnungswege

Gesetzliche und private Kassen laufen meist über eigene Wege und Abrechnungsstellen. Daneben stehen Selbstzahlerrechnungen, Kurse, Gutachten und Firmenaufträge, die du selbst schreibst.

Steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen

Heilbehandlungen sind in vielen Ländern von der Umsatzsteuer befreit, Kurse, Verkäufe und Gutachten oft nicht. Eine Rechnung kann beides enthalten.

Sensible Angaben

Auf der Rechnung steht nicht, was ein Patient hat, sondern was du abrechnest. Bezeichnungen sollten so neutral sein, wie es die Abrechnung erlaubt.

Ausfallhonorare und Mahnungen

Wer nicht zum Termin erscheint, bekommt eine Ausfallrechnung. Wer nicht zahlt, bekommt eine Erinnerung, freundlich und mit festen Fristen.

So hilft dir Saldiqo

  • Rechnung für SelbstzahlerDu schreibst die Rechnung aus deinen Leistungen als Artikel, auf Wunsch mit Hinweis zur Steuerbefreiung im Schlusstext.
  • Steuersatz je PositionMische steuerfreie Behandlungen mit steuerpflichtigen Positionen, jede mit ihrem Satz.
  • Mahnwesen in freundlicher FolgeZahlungserinnerung und Mahnstufen mit Fristen und Gebühren, mit einem Klick verschickt.
  • Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu und zeigt, wer noch offen ist.
  • Belege und PraxisausgabenBeleg mit dem Handy fotografieren. Praxisbedarf, Miete und Versicherungen behältst du mit Fälligkeiten im Blick.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Behandlung, 30 Minuten, Selbstzahler
  • Hausbesuch, Pauschale
  • Ausfallhonorar für nicht abgesagten Termin
  • Kurs Rückenschule, 8 Termine
  • Gutachten nach Aufwand
  • Verkauf Pflegeprodukt

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben
Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung
Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Praxen in Deutschland

Heilbehandlungen durch Ärzte, Heilpraktiker oder Physiotherapeuten mit entsprechender Erlaubnis sind in Deutschland meist nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Für Kurse, Verkäufe und Gutachten kann das anders sein, das klärst du mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Ersetzt Saldiqo die Abrechnung mit den Krankenkassen?

Nein. Saldiqo ist für deine eigenen Rechnungen da, etwa an Selbstzahler und Firmen. Die Abrechnung mit gesetzlichen und privaten Kassen läuft über deine Abrechnungsstelle oder dein Praxisprogramm.

Wie weise ich eine steuerfreie Leistung aus?

Du setzt die Position auf 0 % und schreibst den Hinweis zur Steuerbefreiung in den Schlusstext. Welche Befreiung für deine Leistung gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Darf ich Patientendaten in Saldiqo speichern?

Eine Rechnung enthält Name und Anschrift, bei Heilberufen kann die Leistung auf Gesundheitsdaten hindeuten. Halte die Bezeichnungen so neutral wie möglich und schließe bei Bedarf mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, er steht im Fuß der Seite.

Müssen Praxen in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Praxen in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Praxen Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.