Buchhaltung und Rechnungen für Ergotherapie und Logopädie

Kinder, Erwachsene, Schulen, Kitas und Pflegeeinrichtungen: Therapiepraxen arbeiten oft mit Einrichtungen und rechnen Gruppenangebote, Beratung und Hausbesuche außerhalb der Kassenabrechnung selbst ab. Saldiqo schreibt diese Rechnungen, mahnt und zeigt je Einrichtung, was gebucht und bezahlt ist.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Ergotherapiepraxen an

Einrichtungen als Auftraggeber

Schulen, Kitas und Pflegeheime buchen Gruppenangebote und Beratung und zahlen auf Rechnung.

Hausbesuche und Selbstzahler

Neben der Kassenabrechnung gibt es Leistungen, die du direkt abrechnest.

Material und Fortbildung

Therapiematerial und Fortbildungen sind regelmäßige Ausgaben.

So hilft dir Saldiqo

Rechnung an EinrichtungenGruppenangebot und Beratung als Positionen, mit Zahlungsziel.
SelbstzahlerRechnung nach der Behandlung, mit Steuerhinweis falls nötig.
Fortbildung und Material erfassenBelege per Handyfoto.
ErinnerungenOffene Rechnungen im Blick, Mahnung mit einem Klick.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Gruppenangebot Sprachförderung, 6 Termine, Kita
Beratung für Pflegeeinrichtung, Stunden
Hausbesuch Ergotherapie, Pauschale
Elterngespräch und Bericht
Therapiematerial laut Beleg
Fortbildungsgebühr

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Ersetzt Saldiqo die Kassenabrechnung?

Nein. Die Abrechnung mit Kassen läuft über deine Abrechnungsstelle oder dein Praxisprogramm.

Wie rechne ich Gruppenangebote ab?

Mit einer Rechnung an die Einrichtung, mit Terminen und Teilnehmerzahl als Positionen.

Müssen Ergotherapiepraxen in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Ergotherapiepraxen in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Ergotherapiepraxen Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.