Buchhaltung und Rechnungen für Pflegedienste

Pflegeleistungen über Kassen und Pflegekassen laufen über besondere Abrechnungswege. Daneben stehen Selbstzahler, Haushaltshilfe, Betreuung und Zusatzleistungen. Saldiqo schreibt Rechnungen für Selbstzahler und Zusatzleistungen, erzeugt Serienrechnungen für feste Betreuung und erfasst Fahrzeuge und Material.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Pflegedienste an

Mehrere Kostenträger

Kassen, Pflegekassen und Sozialämter laufen über eigene Wege. Selbstzahler und Zusatzleistungen rechnest du selbst.

Feste Betreuung im Rhythmus

Haushaltshilfe und Betreuung laufen wöchentlich oder täglich. Die Monatsrechnung wiederholt sich.

Fahrzeuge und Dienstplan

Fahrtkosten, Fahrzeuge und Personal sind große Posten.

So hilft dir Saldiqo

Serienrechnung für BetreuungMonatliche Rechnung zum Termin.
Zusatzleistungen per RechnungLeistungen als Artikel mit Betrag.
Fahrzeuge und MaterialBelege erfassen, Fahrzeuge im Anlagenverzeichnis.
MahnwesenErinnerungen mit Frist.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Haushaltshilfe, Monat November, 8 Stunden pro Woche
Zusatzbetreuung, Stunden
Hausnotruf, Monatspauschale
Fahrtkosten laut Beleg
Material laut Beleg
Beratung zur Pflege, Stunden

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Pflegedienste in Deutschland

Pflegeleistungen ambulanter Pflegedienste sind in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen nach § 4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfrei. Zusatzleistungen und Betreuung können anders behandelt werden. Das klärst du mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Ersetzt Saldiqo die Abrechnung mit den Pflegekassen?

Nein. Die Abrechnung mit den Kassen läuft über eigene Wege. Saldiqo ist für Selbstzahler und Zusatzleistungen da.

Wie rechne ich feste Betreuung ab?

Mit einer Serienrechnung je Kunde zum festen Termin.

Müssen Pflegedienste in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Pflegedienste in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Pflegedienste Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.