Buchhaltung und Rechnungen für Nachhilfelehrer

Einzelstunden, Gruppen, Abiturvorbereitung, Online-Nachhilfe und Ferienkurse: Nachhilfelehrer haben viele Schüler mit festen Terminen und Eltern, die monatlich zahlen. Saldiqo erzeugt Monatsrechnungen als Serie, rechnet Stunden ab und zeigt die Umsatzgrenze, damit die Steuerfrage geklärt ist, bevor sie wichtig wird.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Nachhilfelehrer an

Monatliche Rechnung an Eltern

Eltern zahlen monatlich für feste Wochenstunden. Die Rechnung wiederholt sich.

Ausgefallene und verschobene Stunden

Schüler sagen ab. Wer nicht sauber abrechnet, verschenkt Honorar.

Nebenberuflich und Umsatzgrenze

Viele Nachhilfelehrer arbeiten neben Studium oder Beruf und liegen nah an der Befreiungsgrenze.

So hilft dir Saldiqo

Serienrechnung je SchülerMonatsrechnung zum Termin.
Stunden erfassenGehaltene Stunden zählen und in der Rechnung berücksichtigen.
Umsatzgrenze im BlickSaldiqo zeigt, wie viel Umsatz noch frei ist.
Online-NachhilfeDieselbe Rechnung, ohne Anfahrt.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Nachhilfe Mathematik, Monat November, 4 Stunden
Einzelstunde Englisch, 60 Minuten
Gruppennachhilfe, 3 Schüler, Monat
Abiturvorbereitung, Intensivwoche
Ausfallhonorar kurzfristige Absage
Material laut Beleg

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Kann ich Monatsrechnungen automatisch erzeugen?

Ja. Eine Serienrechnung je Schüler erzeugt die Rechnung zum festen Termin.

Wie behandle ich ausgefallene Stunden?

Mit einem Ausfallhonorar als Position, je nach Vereinbarung, oder mit einem Guthaben in der nächsten Rechnung.

Müssen Nachhilfelehrer in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Nachhilfelehrer in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Nachhilfelehrer Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.