Buchhaltung und Rechnungen für Online-Shops

Bestellung kommt rein, Ware geht raus, Rechnung muss stimmen, Retoure kommt zurück. Ein Online-Shop produziert Belege im Minutentakt. Saldiqo holt die Bestellungen aus deinem Shop, schreibt Rechnung und Lieferschein dazu und ordnet am Ende die Zahlung zu.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Online-Shops an

Viele kleine Bestellungen

Hunderte Bestellungen im Monat mit je ein paar Euro Warenwert sind keine Seltenheit. Jede braucht eine Rechnung, einen Lieferschein und einen Zahlungseingang.

Mehrere Verkaufskanäle

Eigener Shop, Marktplatz, Social Media: Die Bestellungen kommen aus verschiedenen Quellen und müssen an einem Ort landen.

Retouren und Erstattungen

Ein Teil der Ware kommt zurück. Jede Rückgabe braucht eine Gutschrift, die zur ursprünglichen Rechnung passt.

Lager und Versand

Pickliste, Versandliste und Sendungsnummern gehören zur Bestellung. Der Lagerbestand sollte stimmen, bevor jemand etwas verkauft, das es nicht mehr gibt.

So hilft dir Saldiqo

Bestellungen holenSaldiqo ruft Bestellungen aus WooCommerce, Shopify oder Billbee ab. Dazu kommt der CSV-Import für andere Kanäle und die manuelle Bestellung.
Rechnung und Lieferschein je BestellungAus einer Bestellung erzeugst du Rechnung, Lieferschein und bei Bedarf eine Rechnungskorrektur. Alles bleibt verknüpft.
Lager, Pickliste, VersandlisteBei Artikeln mit Bestandsführung sinkt der Lagerbestand mit der Bestellung und steigt bei Storno und Retoure wieder. Die Pickliste fasst die Positionen mehrerer Bestellungen zusammen, die Versandliste liefert die Daten für den Versanddienst.
Versendet meldenFür WooCommerce meldet Saldiqo den Versand mit Sendungsnummer zurück an den Shop.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen: Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu, auch bei Kauf auf Rechnung. Wer nicht zahlt, bekommt eine Erinnerung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Artikel laut Bestellung, Versandkosten separat
Versand Paket, Sendungsnummer auf dem Lieferschein
Gutschein, eingelöst als Rabatt
Rechnungskorrektur: Rückgabe von zwei Artikeln
Verpackung und Zusatzservice
Lieferung in ein anderes EU-Land

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Online-Shops in Deutschland

Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung, eine E-Rechnung ist nur im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen vorgesehen. Meldungen wie die Zusammenfassende Meldung oder den One-Stop-Shop reichst du selbst ein.

Häufige Fragen

Welche Shops kann Saldiqo anbinden?

WooCommerce, Shopify und Billbee. Für andere Kanäle gibt es den CSV-Import mit einer eigenen Vorlage und die manuelle Bestellung. Zugangsdaten trägst du selbst ein.

Wie behandle ich Retouren?

Du erzeugst zur Rechnung eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Sie bleibt mit der Bestellung und der ursprünglichen Rechnung verknüpft.

Kann ich Lieferungen in andere Länder ausweisen?

Saldiqo kennt die Steuerarten innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge und Ausfuhr. Welche Regel für eine Lieferung gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Online-Shops in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Online-Shops in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Online-Shops Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.