Buchhaltung und Rechnungen für Fitnessstudios

Mitgliedschaften laufen monatlich, Kurse in Blöcken, Personal Training nach Stunden: Ein Studio hat mehr wiederkehrende Rechnungen als fast jedes andere Geschäft. Saldiqo erzeugt sie zum festen Termin, bereitet Lastschriften vor und zeigt, wer im Rückstand ist.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Fitnessstudios an

Wiederkehrende Beiträge

Hunderte Mitglieder zahlen jeden Monat denselben Betrag. Ändert sich ein Tarif, müssen alle betroffenen Rechnungen sauber umgestellt werden.

Kurse und Pakete

Kursblöcke, Zehnerkarten und Workshops werden einmal bezahlt und über mehrere Wochen genutzt. Sie brauchen eigene Rechnungen.

Lastschrift und Rückläufer

Die meisten Mitglieder zahlen per Lastschrift. Rückläufer und verspätete Zahlungen müssen auffallen, bevor sie sich häufen.

Kündigungen und Pausen

Wer pausiert oder kündigt, bekommt eine Korrektur der letzten Rechnung, ohne dass ein bestehender Beleg überschrieben wird.

So hilft dir Saldiqo

Mitgliedschaft als SerienrechnungEine Serienrechnung je Mitglied erzeugt den Beitrag zum festen Termin. Pause und Kündigung stoppen sie mit einem Klick.
Kursblöcke per RechnungslaufTeilnehmerliste als CSV hochladen, Saldiqo legt alle Rechnungen als Entwurf an.
SEPA-LastschriftdateiFür Mitglieder mit Mandat erzeugt Saldiqo die Datei für das Online-Banking. Den Einzug führt deine Bank durch.
Rückstände im BlickNach dem Kontoauszug siehst du, welche Beiträge nicht ankamen, und schickst eine Zahlungserinnerung mit einem Klick.
Personal Training nach ZeitTrainer erfassen Stunden, daraus entstehen die Rechnungspositionen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Mitgliedschaft Monat November, Tarif Standard
Kursblock Yoga, 10 Termine
Zehnerkarte Personal Training
Aufnahmegebühr
Getränke und Zubehör laut Beleg
Rechnungskorrektur: Pause für zwei Monate

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Fitnessstudios in Deutschland

Die Kasse am Tresen für Getränke und Zubehör muss die deutschen Kassenvorgaben erfüllen, Saldiqo ersetzt sie nicht. Geräte und Einrichtung trägst du im Anlagenverzeichnis ein, wenn sie über 800 € netto kosten.

Häufige Fragen

Zieht Saldiqo die Beiträge per Lastschrift ein?

Saldiqo erzeugt die SEPA-Lastschriftdatei für Mitglieder mit Mandat. Du lädst sie im Online-Banking hoch, und deine Bank zieht ein.

Wie behandle ich Pausen und Kündigungen?

Du pausierst oder beendest die Serienrechnung. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben unverändert, Korrekturen laufen über eine Rechnungskorrektur.

Ersetzt Saldiqo mein Studioprogramm für Zutritt und Kurse?

Nein. Saldiqo ist für Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben da, nicht für Zutrittskontrolle oder Kursbuchung. Ein Studioprogramm kann daneben laufen.

Müssen Fitnessstudios in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Fitnessstudios in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Fitnessstudios Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.