Buchhaltung und Rechnungen für Vereine

Mitgliedsbeiträge, Sportplatzmiete, Vereinsfest, Zuschüsse: Ein Verein hat viele kleine Geldflüsse und einen Kassenwart, der das alles nebenbei im Griff haben soll. Saldiqo rechnet Beiträge für alle Mitglieder auf einmal ab, bereitet Lastschriften vor und trennt die Bereiche.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Vereine an

Beiträge für viele Mitglieder

Jahres- oder Quartalsbeiträge für 50, 200 oder 1.000 Mitglieder sind eine große Fleißarbeit, die sich jedes Jahr wiederholt.

Mehrere Bereiche

Abteilungen, Jugend, Vereinsfest, Gastronomie: Jeder Bereich hat eigene Einnahmen und Ausgaben, und Zuschüsse sind oft an einen Zweck gebunden.

Ehrenamt mit wechselnden Personen

Der Kassenwart wechselt, die Unterlagen bleiben. Ein System, das ohne Vorwissen verständlich ist, spart bei jeder Übergabe Zeit.

Prüfung und Transparenz

Kassenprüfer und Vorstand wollen nachvollziehen, wofür Geld ausgegeben wurde, ohne die Buchungen verändern zu können.

So hilft dir Saldiqo

Rechnungslauf für MitgliedsbeiträgeDu lädst die Mitgliederliste als CSV hoch, Saldiqo legt alle Beitragsrechnungen als Entwurf an. Nach der Prüfung schreibst du sie gemeinsam fest.
Lastschrift mit MandatenFür Mitglieder mit Mandat erzeugt Saldiqo die SEPA-Lastschriftdatei für das Online-Banking.
Kostenstellen je AbteilungOrdne Einnahmen und Ausgaben Abteilungen oder Veranstaltungen zu und sieh in der Auswertung, was jeder Bereich bringt und kostet.
Offene Beiträge und MahnungenNach dem Kontoauszug siehst du, wer noch nicht gezahlt hat, und schickst eine freundliche Erinnerung.
Lesezugang für KassenprüferKassenprüfer und Steuerberatung bekommen einen eigenen Zugang, sehen die Zahlen und können nichts ändern.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Mitgliedsbeitrag 2027, Erwachsene
Mitgliedsbeitrag 2027, Jugendliche bis 18 Jahre
Hallenmiete für das Sommerfest
Startgeld Turnier, Einzelstarter
Anzeige im Festheft
Aufnahmegebühr

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Vereine in Deutschland

Gemeinnützige Vereine unterscheiden den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, Zweckbetriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe. Mit Kostenstellen kannst du Einnahmen und Ausgaben so zuordnen, dass die Trennung später nachvollziehbar bleibt. Die steuerliche Einordnung klärst du mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich Beiträge für alle Mitglieder auf einmal abrechnen?

Ja. Mit einem Rechnungslauf legst du aus einer CSV-Datei alle Rechnungen als Entwurf an und schreibst sie gemeinsam fest. Danach siehst du, wer bezahlt hat.

Erstellt Saldiqo Spendenbescheinigungen?

Nein. Spendenbescheinigungen erzeugt Saldiqo nicht. Für Beiträge, Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen ist Saldiqo da.

Kann ich die Bereiche des Vereins trennen?

Ja, mit Kostenstellen. Du ordnest Einnahmen und Ausgaben einer Abteilung oder einem Fest zu und siehst die Auswertung je Kostenstelle. Wie du die steuerlichen Bereiche abgrenzt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Vereine in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Vereine in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Vereine Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.