Buchhaltung und Rechnungen für Reinigungsfirmen

Objekte, die jede Woche gereinigt werden, Grundreinigungen auf Abruf, Hausmeisterdienste nach Stunden: In der Gebäudereinigung wiederholt sich vieles, und jedes Objekt braucht seine eigene Rechnung. Saldiqo erzeugt sie zum festen Termin und zeigt, welches Objekt sich lohnt.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Reinigungsfirmen an

Wiederkehrende Aufträge

Büros, Praxen, Treppenhäuser und Kitas werden im festen Rhythmus gereinigt. Die Monatsrechnung ist jedes Mal fast gleich.

Mehrere Objekte, ein Betrieb

Jedes Objekt hat eigene Preise, Zeiten und Ansprechpartner. Ohne Zuordnung weißt du nicht, ob sich ein Auftrag trägt.

Sonderleistungen auf Abruf

Grundreinigung, Fensterreinigung und Winterdienst kommen zusätzlich und brauchen ein Angebot oder eine Rechnung nach Aufwand.

Zahlungsziele bei Firmenkunden

Hausverwaltungen und Firmen zahlen auf Ziel. Wer nicht nachfasst, wartet lange.

So hilft dir Saldiqo

Objektreinigung als SerienrechnungDie Monatsrechnung entsteht zum festen Termin, mit den Positionen aus deinem Vertrag.
Zeiten je ObjektDu erfasst Stunden mit Start und Stopp und rechnest nach Aufwand ab, wo es der Vertrag verlangt.
Kostenstelle je AuftraggeberOrdne Einnahmen und Ausgaben einem Objekt zu und sieh in der Auswertung, was es einbringt.
Angebot für SonderleistungenGrundreinigung oder Fensterreinigung stellst du als Angebot, nach der Ausführung wird daraus die Rechnung.
Mahnen mit FristenNach dem Kontoauszug siehst du, wer noch offen ist, und verschickst Zahlungserinnerungen mit einem Klick.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Unterhaltsreinigung Büro, Monat Oktober
Grundreinigung nach Aufmaß
Fensterreinigung, innen und außen
Hausmeisterdienst, Stunden
Reinigungsmittel laut Beleg
Winterdienst, Pauschale für November

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Reinigungsfirmen in Deutschland

Gebäudereinigungsleistungen an Unternehmen, die selbst Gebäudereinigung erbringen, unterliegen nach § 13b UStG meist der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Dafür wählst du die Steuerart Reverse Charge. Bei Reinigungsleistungen im Haushalt können Privatkunden einen Teil der Arbeitskosten steuerlich geltend machen, wenn Arbeitskosten auf der Rechnung stehen und sie per Überweisung zahlen.

Häufige Fragen

Kann ich Monatsrechnungen automatisch erzeugen?

Ja. Eine Serienrechnung erzeugt sie zum festen Termin. Änderst du den Vertrag, passt du die Serie mit einem Klick an.

Wie sehe ich, ob sich ein Objekt lohnt?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Einnahmen und Ausgaben dem Objekt zu und siehst die Auswertung je Kostenstelle.

Kann ich nach Stunden abrechnen?

Ja. Du erfasst Zeiten und erzeugst daraus die Rechnungsposition.

Müssen Reinigungsfirmen in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Reinigungsfirmen in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Reinigungsfirmen Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.