Buchhaltung und Rechnungen für Kitas

Jeden Monat dieselben Elternbeiträge, dazu Essensgeld, Zuschüsse und Ausflüge: In einer Kita wiederholt sich fast alles. Saldiqo erzeugt die Beitragsrechnungen für alle Familien auf einmal, ordnet die Zahlungen zu und zeigt, wer noch offen ist.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Kitas an

Viele gleiche Rechnungen

Je nach Größe sind es 20 bis 150 Familien, die jeden Monat einen Beitrag zahlen. Von Hand ist das ein halber Tag Arbeit, und ein Tippfehler fällt erst auf, wenn eine Familie nachfragt.

Mehrere Geldquellen

Elternbeiträge, Zuschüsse von Gemeinde oder Träger, Spenden und Einnahmen aus Veranstaltungen laufen parallel. Wer sie nicht sauber trennt, rechnet am Jahresende lange.

Lastschrift statt Überweisung

Die meisten Familien möchten nichts überweisen müssen. Du brauchst Mandate und eine Datei, die du im Online-Banking hochlädst.

Ein- und Austritte im Jahr

Kinder kommen zum Monatsersten oder gehen mitten im Jahr. Beiträge müssen anteilig stimmen, und Korrekturen brauchen eine saubere Gutschrift statt eines überschriebenen Betrags.

So hilft dir Saldiqo

Rechnungslauf aus einer CSV-DateiDu lädst eine Liste mit Familien und Beträgen hoch, Saldiqo legt alle Rechnungen als Entwurf an. Nach der Prüfung schreibst du sie mit einem Schritt fest.
Serienrechnungen für feste BeiträgeBleibt der Beitrag gleich, erzeugt eine Serienrechnung ihn jeden Monat zum festen Termin.
SEPA-LastschriftdateiFür Familien mit Mandat erzeugt Saldiqo die Datei für das Online-Banking. Den Einzug führt deine Bank durch.
Offene Posten und MahnungenNach dem Hochladen des Kontoauszugs siehst du, welche Familie noch nicht gezahlt hat, und schickst eine Zahlungserinnerung mit einem Klick.
Kostenstellen je GruppeOrdne Einnahmen und Ausgaben Gruppen oder Standorten zu und sieh in der Auswertung, was jede Gruppe kostet.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Elternbeitrag Monat Oktober, Ganztag
Essensgeld Monat Oktober
Bastel- und Materialgeld, Quartalspauschale
Randzeitenbetreuung, 12 Stunden
Anmeldegebühr
Rechnungskorrektur: Betreuung an Schließtagen

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Kitas in Deutschland

Beitragsrechnungen an Eltern sind Rechnungen an Privatpersonen. Eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig, ein PDF genügt. Trägervereine sehen sich häufig zusätzlich Fragen der Gemeinnützigkeit gegenüber. Dazu gibt es die Branche Vereine.

Häufige Fragen

Kann ich Beiträge für viele Familien auf einmal abrechnen?

Ja. Mit einem Rechnungslauf legst du aus einer CSV-Datei alle Rechnungen als Entwurf an, prüfst sie und schreibst sie gemeinsam fest. Danach siehst du, was bezahlt, offen und überfällig ist.

Wie behandle ich steuerfreie Betreuungsleistungen?

Betreuung, Verpflegung und Zuschüsse werden häufig unterschiedlich besteuert, und viele Träger sind von der Umsatzsteuer befreit. Welche Regel für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung. In Saldiqo setzt du je Position den Satz 0 % und schreibst den Hinweis in den Schlusstext.

Zieht Saldiqo die Beiträge selbst ein?

Nein. Saldiqo erzeugt die Lastschriftdatei, du lädst sie im Online-Banking hoch, und deine Bank zieht ein. Ohne Mandate bleibt es bei der Überweisung mit Zahlungsabgleich.

Müssen Kitas in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Kitas in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Kitas Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.