Buchhaltung und Rechnungen für IT-Freelancer

Stundensatz, Tagessatz, Wartungsvertrag: IT-Freelancer rechnen nach Zeit und für Kunden in mehreren Ländern. Saldiqo erfasst deine Stunden, schreibt die Rechnung daraus und kennt die Steuerart Reverse Charge für Kunden im EU-Ausland.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei IT-Freelancer an

Abrechnung nach Zeit

Stunden und Tage müssen aufs Projekt, den Kunden und die Rechnung. Wer die Zeit im Kopf mitführt, rechnet am Monatsende ungenau.

Wiederkehrende Beträge

Wartungs- und Supportverträge, Hosting und Lizenzen laufen monatlich oder jährlich. Die Rechnung ist jedes Mal dieselbe.

Kunden in mehreren Ländern

Startups in Berlin, eine Agentur in Wien, ein Konzern in Amsterdam: Je nach Kunde und Land gelten andere Regeln, und die Rechnung muss das zeigen.

Abos und Tools

Cloud, Entwicklerwerkzeuge, Software, Domains: Die laufenden Ausgaben sind viele kleine Rechnungen, oft in Fremdwährung.

So hilft dir Saldiqo

Zeiterfassung mit Start und StoppZeit läuft mit, du ordnest sie Kunde und Projekt zu. Daraus entsteht die Rechnungsposition.
Rechnung aus erfassten ZeitenOffene Zeiten je Kunde bündelst du mit einem Klick zu einer Rechnung.
Wartungsvertrag als SerienrechnungMonatliche Pauschalen und jährliche Lizenzen erzeugt eine Serienrechnung zum festen Termin.
Steuerart für das AuslandFür Unternehmen in anderen EU-Ländern wählst du Reverse Charge, Saldiqo schreibt den Hinweis auf die Rechnung. Für andere Fälle klärst du mit deiner Steuerberatung, welche Steuerart passt.
Belege und ZahlungenBeleg mit dem Handy fotografieren, Kontoauszug hochladen, Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Softwareentwicklung, 18 Stunden
Code-Review und Architekturberatung, 4 Stunden
Bereitschaftspauschale, Monat Oktober
Wartungsvertrag, Monat Oktober
Weiterberechnung Hosting und Lizenzen laut Beleg
Reisekosten nach Aufwand

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für IT-Freelancer in Deutschland

Für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern wählst du die Steuerart Reverse Charge. Auf der Rechnung stehen dann deine USt-IdNr. und die deines Kunden. Die Zusammenfassende Meldung reichst du selbst ein. Dein Rechner und deine Software laufen im Anlagenverzeichnis, für Computer schlägt Saldiqo eine Nutzungsdauer von einem Jahr vor.

Häufige Fragen

Kann ich Stunden erfassen und daraus eine Rechnung machen?

Ja. Saldiqo hat eine Zeiterfassung mit Start und Stopp, offene Zeiten je Kunde und die Rechnung aus Zeiten.

Wie rechne ich mit Kunden im EU-Ausland ab?

Du wählst bei der Rechnung die Steuerart, zum Beispiel Reverse Charge. Saldiqo schreibt den Hinweis dazu. Welche Regel für den Kunden gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Gibt es einen Zugang für meine Steuerberatung?

Ja. Du lädst deine Steuerberatung mit eigenem Zugang ein. Sie sieht deine Zahlen, ohne etwas zu ändern, und kann Exporte ziehen.

Müssen IT-Freelancer in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen IT-Freelancer in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen IT-Freelancer Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.