Buchhaltung und Rechnungen für Fotografen

Shooting, Bildauswahl, Bearbeitung, Lieferung: Fotografen verkaufen Zeit, Können und Nutzungsrechte, und das alles in einer Rechnung, die Kunden verstehen. Saldiqo führt dich vom Angebot über die Anzahlung bis zur bezahlten Rechnung und hält Kamera, Objektive und Licht im Anlagenverzeichnis.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Fotostudios und Fotografen an

Honorar und Nutzungsrechte

Eine Rechnung enthält meist mehrere Teile: Shooting, Bildbearbeitung, Nutzungsrechte, Anfahrt. Kunden wollen sehen, wofür sie zahlen.

Termine mit Anzahlung

Hochzeiten, Events und Firmenaufträge werden lange vorher gebucht. Eine Anzahlung sichert den Termin, die Schlussrechnung folgt nach der Lieferung.

Teures Equipment

Kamera, Objektive, Blitze, Rechner und Software sind ein großer Posten. Wer sie über die Nutzungsdauer abschreibt, versteuert den Gewinn gleichmäßiger.

Unterwegs arbeiten

Reisekosten, Hotel, Mietequipment und Verpflegung fallen an dem Ort an, an dem du fotografierst. Die Belege dazu gehören zur Abrechnung.

So hilft dir Saldiqo

Angebot mit PositionenHonorar, Bearbeitung, Nutzungsrechte und Anfahrt als einzelne Positionen. Der Kunde sieht, was wofür anfällt.
Anzahlung und SchlussrechnungAus dem Angebot erzeugst du die Abschlagsrechnung. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung automatisch ab.
Belege und ReisekostenBeleg mit dem Handy fotografieren und als Ausgabe erfassen, mit Kostenstelle für das Projekt, falls du Aufträge getrennt betrachten willst.
Zeiterfassung für BearbeitungWenn du nach Aufwand abrechnest, erfasst du die Zeit und erzeugst die Rechnungsposition aus den Stunden.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo erkennt bezahlte Rechnungen. Wer nicht zahlt, bekommt eine Erinnerung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Hochzeitsreportage, 8 Stunden Begleitung
Bildbearbeitung, 120 ausgewählte Bilder
Nutzungsrechte, Web und Print, ein Jahr
Anfahrt, Kilometerpauschale
Studiomiete für einen Tag
Anzahlung auf das Shooting am 21. Mai

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Für Fotostudios und Fotografen in Deutschland

Kamera, Objektive, Blitzanlage und Rechner kosten oft mehr als 800 € netto. Sie laufen im Anlagenverzeichnis über ihre Nutzungsdauer, die Abschreibung geht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein. Für Computer und Software schlägt Saldiqo eine Nutzungsdauer von einem Jahr vor. Prüfe jeden Wert mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich Nutzungsrechte als eigene Position ausweisen?

Ja. Du legst die Leistung als eigenen Artikel an und fügst sie dem Angebot oder der Rechnung hinzu. So sieht der Kunde, wofür er zahlt.

Wie rechne ich Anzahlungen ab?

Du schreibst das Angebot, erzeugst daraus die Abschlagsrechnung und später die Schlussrechnung. Sie zieht die bezahlte Anzahlung ab.

Kann ich Equipment abschreiben?

In Deutschland ja: Saldiqo führt ein Anlagenverzeichnis und rechnet die Abschreibung. Für andere Länder erfasst du die Anschaffung als Ausgabe und klärst die Abschreibung mit deiner Steuerberatung.

Müssen Fotostudios und Fotografen in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Fotostudios und Fotografen in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Fotostudios und Fotografen Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.