Buchhaltung und Rechnungen für Events und Medien

Gagen, Techniktage, Anzahlungen für Hochzeiten und Messen: Wer Veranstaltungen und Medien produziert, arbeitet in Projekten mit festen Terminen und vielen Beteiligten. Saldiqo rechnet Anzahlung und Schlussrechnung sauber ab und hält Reise- und Technikkosten zusammen.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Events und Medien an

Termin steht, Geld kommt später

Gebucht wird Monate vorher, bezahlt wird oft erst nach dem Auftritt oder der Veranstaltung. Anzahlungen sichern den Termin.

Viele Beteiligte

Veranstalter, Agentur, Location, Technikverleih und Künstler: Jeder Auftrag hat mehrere Rechnungswege.

Technik und Reisekosten

Verleih, Transport, Hotel und Spesen sind große Posten, die oft weiterberechnet werden.

Wechselnde Einnahmen

Saisonspitzen im Sommer und zur Weihnachtszeit, ruhige Monate dazwischen. Wer sich an den Einnahmen orientiert, braucht den Überblick.

So hilft dir Saldiqo

Angebot, Anzahlung, SchlussrechnungDie Gage oder das Paket stellst du als Angebot, die Anzahlung als Abschlagsrechnung und den Rest nach dem Termin.
Weiterberechnung von Technik und ReiseBelege erfasst du als Ausgabe und rechnest sie mit Aufschlag oder zum Selbstkostenpreis weiter.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo schlägt die passende Rechnung vor.
Mahnen mit FristenZahlungserinnerung und Mahnstufen mit einem Klick, mit festen Fristen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Gage Auftritt, 3 Stunden
Technikpauschale, Anlage und Licht
An- und Abreise, Hotel laut Beleg
Anzahlung 50 % auf die Veranstaltung am 18. Juli
Aufbau und Abbau
Weiterberechnung Leihtechnik laut Beleg

Steuern und Rechnungen in Deutschland

Was für Rechnungen in Deutschland gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 %. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG erhebst du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist, und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Pflichtangaben: Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der Empfänger. Saldiqo prüft das, bevor du eine Rechnung festschreibst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
E-Rechnung: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen in allen Fällen. Kleinunternehmer sind ausgenommen. Saldiqo erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie geht über ELSTER an das Finanzamt, bis zum 10. nach dem Ende des Zeitraums. Monatlich meldest du, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, vierteljährlich ab über 2.000 €. Saldiqo liefert dir die Werte, eingereicht wird in ELSTER oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 liegt der Verzugszins bei 10,52 % im Geschäftsverkehr und bei 6,52 % gegenüber Verbrauchern. Dazu kommt eine Pauschale von 40 €, aber nur gegenüber Unternehmen. Saldiqo kennt Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen GiroCode (EPC-QR), den deine Kundschaft mit der Banking-App scannt. Zahlungen ordnest du über den Kontoauszug zu, als CSV oder CAMT.
Steuerberatung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss, DATEV-Export und ein eigener Zugang für deine Steuerberatung sind eingebaut.

Häufige Fragen

Kann ich Anzahlungen für gebuchte Termine abrechnen?

Ja. Aus dem Angebot entsteht die Abschlagsrechnung. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab.

Wie rechne ich Reise- und Technikkosten ab?

Du erfasst den Beleg als Ausgabe und schreibst die Kosten als Position in die Rechnung.

Müssen Events und Medien in Deutschland Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sobald sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind sie, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Die Grenze ist hart: Schon mit dem Umsatz, der sie überschreitet, wird die Umsatzsteuer fällig.

Brauchen Events und Medien in Deutschland eine E-Rechnung?

Empfangen können müssen alle Unternehmen seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 grundsätzlich im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Wie lange müssen Events und Medien Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung und zur Verfahrensdokumentation bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.